Monthly Archives: Juli 2013

Project Risk Management

Manajemen Resiko
Pendekatan dalam melakukan manajemen risiko dimulai dengan rencana untuk mendefinisikan ruang lingkup dan proses yang dilakukan identifikasi, penilaian, dan manajemen risiko yang dapat mempengaruhi pelaksanaan proyek.

Tujuan dari Rencana Manajemen Risiko adalah untuk menentukan strategi dalam mengelola risiko yang terkait dengan proyek tersebut sehingga menimbulkan dampak yang minimal terhadap biaya dan jadwal, serta kinerja operasional.

Tujuan dari Rencana Manajemen Risiko adalah untuk membangun pendekatan dalam memantau, mengevaluasi, dan mengelola risiko sepanjang siklus proyek. Risiko merupakan suatu kejadian yang tidak pasti atau kondisi yang, jika terjadi, memiliki efek negatif atau positif pada tujuan proyek.

Yang melakukan perencanaan manajemen risiko adalah tim proyek atau tim khusus yang dibentuk untuk melakukan perencanaan risiko

Komponen yang proyek yang dilakukan analisa yaitu segitiga proyek :
1. Ruang lingkup
2. Biaya
3. Waktu
4. Kualitas

Perencanaan manajemen risiko adalah proses penentuan bagaimana melakukan pendekatan dan melakukan kegiatan terhadap risiko untuk proyek tersebut. Perencanaan sangat penting untuk menetapkan pentingnya manajemen risiko, mengalokasikan sumber daya yang tepat dan waktu yang efisien untuk manajemen risiko dan menetapkan dasar untuk mengevaluasi risiko.

Ada enam kegiatan utama dalam proses Manajemen Risiko yaitu antara lain :
Perencanaan Manajemen Risiko : merupakan proses mendefinisikan manajemen risiko yang akan diterapkan pada proyek
Identifikasi Risiko : Upaya terus menerus untuk mengidentifikasi dan menentukan risiko-risiko yang dapat mempengaruhi proyek serta pendokumentasian karakteristiknya
Analisis Risiko : Sebuah evaluasi dari setiap risiko yang diidentifikasi untuk memperkirakan kemungkinan terjadinya, tingkat dampak dan peringkat prioritas.
Perencanaan Respon Risiko: proses menghasilkan pilihan tindakan untuk memperbesar peluang dan mengurangi hambatan terkait pencapaian tujuan proyek
Monitoring dan Kontrol Risiko: proses pelaksanaan dari rencana respon, pelacakan risiko yang teridentifikasi, pengawasan risiko residual, pengidentifikasian risiko baru, dan evaluasi efektivitas respons risiko selama berlangsungnya proyek

Identifikasi Resiko
Daftar risiko akan dibuat dan dimasukkan ke dalam daftar risiko proyek. Resiko-resiko dasar akan diidentifikasi melalui pendekatan terhadap standar dari jurnal terkait. Pernyataan risiko akan ditulis untuk setiap risiko yang diidentifikasi. Pernyataan risiko akan ditulis secara singkat jelas dan hanya berisi satu kondisi risiko dan satu atau lebih konsekuensi dari kondisi itu.

Semua stakeholder proyek bertanggung jawab untuk mengidentifikasi risiko baru. Risiko baru diidentifikasi selama pertemuan proyek dan ditambahkan ke Risk Register dalam waktu dua hari kerja dari pertemuan. Ini akan menjadi tanggung jawab

Analisis risiko yang akan digunakan adalah menggunakan pendekatan kualitatif. Metodologi ini menggunakan matriks tingkat risiko didasarkan pada probabilitas dan dampak. Hal ini memungkinkan untuk penilaian independen terhadap probabilitas dan konsekuensi risiko.
Tiap resiko harus dievaluasi untuk menentukan dampak, probabilitas kejadian, dan jangka waktu.
Tiap resiko harus diperiksa untuk menentukan hubungannya dengan risiko lainnya yang diidentifikasi. Awalnya, identifikasi resiko harus memberikan perkiraan atribut. Manager Proyek bertanggung jawab untuk analisis lebih lanjut dan prioritas risiko

Accept – Menerima hasil potensi risiko. Penerimaan tidak mengabaikan resiko; ini menunjukkan bahwa tim proyek telah memutuskan untuk tidak mengembangkan mitigasi atau strategi kontingensi. Strategi ini digunakan ketika tim proyek tidak dapat atau memilih untuk tidak menghilangkan, mengurangi, atau mentransfer/berbagi resiko proyek. Sebagai contoh, resiko proyek yang dianggap tidak signifikan atau tidak dapat diterima oleh tim proyek, juga resiko proyek yang dapat membuat resiko baru yang lebih besar.

Mitigate – Meminimalkan dampak risiko dengan mengurangi kemungkinan terjadinya ke tingkat risiko yang dapat diterima. Tindakan ini harus direncanakan dan diselesaikan sebelum proyek berakhir. Strategi ini tidak menghilangkan resiko proyek tetapi mengurangi kemungkinan terjadinya atau dampak dari resiko proyek pada tingkat yang memadai. Sebagai contoh, preferensi dapat diberikan untuk pemilihan peralatan atau teknologi dengan kemungkinan lebih rendah dari kegagalan, bahkan jika mengeluarkan biaya lebih. Kajian independen dari parameter desain, pendekatan, dan peralatan yang dipilih oleh staf dapat mengurangi kesalahan dan meminimalkan resiko proyek. Sebuah sistem peringatan dini atau langkah kontingensi dapat dilakukan di muka untuk mengurangi kemungkinan terjadinya resiko proyek.

Avoid – Menghilangkan risiko dengan menghindari keadaan yang mengakibatkan risiko tersebut. Tindakan ini tidak selalu mungkin, tetapi jika potensi kerugian terlalu besar, rencana kontingensi dapat diberlakukan. Dalam strategi ini, tim proyek memodifikasi rencana proyek untuk menghilangkan atau menghindari resiko proyek. Penghapusan atau metode untuk menghindari resiko proyek terutama digunakan selama pemilihan atau re-evaluasi teknologi

Transfer – Dampak dari resiko proyek ditransfer (seluruhnya atau sebagian) kepada pihak ketiga yang menerima atau berbagi kepemilikan resiko proyek. Penggunaan asuransi adalah contoh dari pengalihan resiko proyek/berbagi.

Monitoring dan Kontrol Resiko
Karena dampak dari implementasi ini akan sangat signifikan bagi perusahaan, sangat penting untuk secara efisien dan efektif mengkomunikasikan status risiko dan isu-isu kepada para pemangku kepentingan yang tepat sepanjang proyek. Dengan memanfaatkan media yang ditetapkan dalam rencana komunikasi, memanfaatkan metodologi pelacakan secara online, dan mengelola proyek rencana kerja, Tim Proyek akan mampu meminimalkan dampak potensi risiko pada jadwal proyek.
Sebagian besar keberhasilan pelaksanaan proyek tergantung pada kemampuan tim proyek untuk membuat keputusan secara tepat waktu dan memiliki pemahaman yang jelas tentang penggambaran kewenangan. Setelah kejadian risiko telah diidentifikasi rencana eskalasi akan diikuti untuk memastikan bahwa risiko benar dinilai, dilacak, tepat diselesaikan, dapat dimonitoring dan dikendalikan

Project Procurement Management

Manajemen Pengadaan Proyek
Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi.

Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang didukungnya.

Informasi yang terkandung di dalamnya :
1. Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi. 
2. Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan
3. Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
4. Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
5. Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat mengevaluasi penjual/distributor. 
6. Saran dalam mengelola multiple providers. 
7. Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan. 
8. Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan. 
9. Waktu terawal untuk belanja.
10. Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan. 
11. Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier. 
12. Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.

Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan :
1. Make or Buy Analysis 
2. Expert Judgement 
3. Types of Contract 
4. Procurement Management Plan 
5. Contract Statement of Work ( SOW )

Project Communication Management

Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan.

1. Identifikasi Stakeholder -Proses mengidentifikasi semua orang atau organisasi dipengaruhi oleh proyek, dan mendokumentasikan informasi yang relevan mengenai kepentingan mereka, keterlibatan, dan dampaknya pada keberhasilan proyek.
2. Rencana Komunikasi -Proses penentuan informasi pemangku kepentingan proyek dan definisi pendekatan komunikasi.
3. Penyebaran Informasi -Proses pembuatan informasi yang relevan yang tersedia untuk proyek dan pemangku kepentingan seperti yang direncanakan.
4. Mengelola Harapan Stakeholder -Proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan mereka dan mengatasi masalah yang terjadi.
5. Laporan Kinerja -Proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pencapaian kinerja,termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan perkiraan.

Rencana Komunikasi
Rencana Komunikasi adalah proses penentuan kebutuhan pemangku kepentingan informasi proyek dan mendefinisikan pendekatan komunikasi. Rencana Proses Komunikasi merespon informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan, misalnya, yang membutuhkan informasi, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa yang akan memberikan.

Distribusi Komunikasi
Mendistribusikan informasi adalah proses pembuatan informasi yang relevan yang tersedia bagi stakeholder proyek seperti yang direncanakan.

Distribusi informasi yang efektif mencakup sejumlah teknik termasuk :
1. Model Sender-receiver. Feedback loop dan hambatan komunikasi.
2. Pilihan media. Situasi spesifik ketika berkomunikasi secara tertulis dibandingkan secara lisan, ketika menulis sebuah memo resmi versus laporan resmi, dan ketika berkomunikasi tatap muka dibandingkan melalui e-mail.
3. Gaya Menulis. Aktif versus pasif, struktur kalimat, dan pilihan kata.
4. Pertemuan teknik manajemen. Mempersiapkan agenda dan berurusan dengan konflik.
5. Teknik Presentasi. Bahasa tubuh dan desain alat bantu visual.
6. Teknik fasilitasi. Membangun konsensus dan mengatasi hambatan.

Mengelola Harapan Stakeholder adalah proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan mereka dan mengatasi masalah yang terjadi.

Mengelola harapan membantu meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek dengan memastikan bahwa para pemangku kepentingan memahami manfaat dan resiko proyek. Hal ini memungkinkan mereka untuk menjadi pendukung aktif proyek dan untuk membantu dengan penilaian risiko pilihan proyek. Dengan mengantisipasi reaksi masyarakat terhadap proyek tersebut, tindakan pencegahan dapat diambil untuk memenangkan dukungan mereka atau meminimalkan potensi dampak negatif.

Laporan Kinerja
Laporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja, termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan prakiraan. Proses pelaporan kinerja melibatkan pengumpulan periodik dan analisis awal terhadap data aktual untuk memahami dan berkomunikasi kemajuan proyek dan kinerja serta untuk meramalkan hasil proyek.
Laporan kinerja perlu memberikan informasi pada tingkat yang sesuai untuk setiap penonton. Format dapat berkisar dari laporan status sederhana untuk laporan lebih rumit. Sebuah laporan Status sederhana mungkin menampilkan informasi kinerja, seperti persen selesai, atau status dashboard untuk setiap wilayah (yaitu, ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas)